Gestion de la Facturation

EKKOU utilise un système de facturation automatisé pour les associations utilisant la plateforme. Ce système assure que chaque association est facturée correctement en fonction de son nombre de membres et de sa fréquence de facturation.

Fonctionnement du système

Le processus de facturation est géré par une tâche planifiée (Cron Job) qui s'exécute quotidiennement à minuit.

Génération automatique des factures

Chaque jour, le système vérifie si une nouvelle facture doit être générée pour une association. Une facture est générée si :

  • L'association a au moins un membre.
  • La date de début de facturation (billing_start_date) est atteinte.
  • L'option de facturation est activée pour l'association.

Mécanisme de rattrapage (Catch-up)

Si une association n'a pas été traitée pendant plusieurs périodes (par exemple, si le système était arrêté ou si l'association vient d'être activée avec une date de début passée), le système détecte automatiquement les périodes manquantes et génère toutes les factures nécessaires en une seule fois.

Tarification

La facturation est basée sur le nombre de membres actifs de l'association au moment de la génération de la facture :

  • Forfait de base : Un montant fixe ou par membre selon la configuration de l'association.
  • Période d'essai : Les nouvelles associations bénéficient généralement d'une période d'essai gratuite. Durant cette période, des factures à 0 XOF sont générées et marquées comme "payées".

Notifications

Lorsqu'une nouvelle facture est générée :

  1. Un email est envoyé aux administrateurs autorisés de l'association (ceux ayant les rôles Administration, Secretary, Finance, ou Supervisor) avec la facture en pièce jointe.
  2. Une notification push est envoyée sur l'application mobile des administrateurs (EKKOU Admin App) via les appareils enregistrés.

Alertes de période d'essai

Une bannière d'alerte s'affiche sur le tableau de bord web et une notification s'affiche sur l'application mobile lorsque la période d'essai approche de sa fin (14 jours, puis 7 jours avant l'expiration).

  • L'alerte contient un lien direct vers la page de facturation.
  • Sur le web, la bannière peut être fermée via une icône de fermeture (X) située en haut à droite.
  • Sur mobile, l'alerte est présentée sous forme de message d'information dismissible.
  • Important : L'alerte de période d'essai disparaît automatiquement dès que l'association effectue son premier paiement (facture avec un montant supérieur à 0 XOF payée).

Alertes de facturation (Impayés)

Pour éviter les interruptions de service, le système envoie des alertes automatiques concernant les factures impayées dont l'échéance approche :

  • 14 jours avant l'échéance : Un email de premier rappel et une notification push sont envoyés aux administrateurs.
  • 7 jours avant l'échéance : Une alerte de rappel final est envoyée par email et push, soulignant le risque imminent de restriction d'accès.

Restrictions d'accès (Impayés)

Pour garantir la durabilité de la plateforme, des restrictions d'accès sont appliquées aux associations ayant des factures impayées. Pour les factures annuelles, un délai de paiement d'un mois après le début de la période est accordé avant l'application des restrictions.

Conditions de restriction

Une association est considérée comme "restreinte" si :

  1. La facturation est activée pour l'association.
  2. La période d'essai est expirée.
  3. Il existe au moins une facture avec le statut pending (en attente) dont la date d'échéance (due_date) est passée.
    • Note : Pour les factures annuelles, la date d'échéance est fixée à 1 mois après le début de la période de facturation.

Effets de la restriction

Lorsqu'une association est restreinte :

  • Sélection bloquée : Les administrateurs ne peuvent pas sélectionner cette association lors de la connexion ou du changement d'association. Un message d'erreur s'affiche avec la liste des factures impayées et une invitation à contacter le support.
  • Accès interrompu : Si un utilisateur est déjà connecté à une association qui devient restreinte, ses actions ultérieures seront bloquées par une erreur 403 (accompagnée du message détaillé).
  • Indicateur visuel : Un badge "Restreint" apparaît à côté du nom de l'association dans la liste de sélection (Web et Mobile).

Exception pour les Super-Administrateurs

Les utilisateurs ayant le rôle "Root" (Super-Administrateur de la plateforme) ne sont pas affectés par ces restrictions. Ils conservent un accès complet pour aider à résoudre les problèmes de facturation.

Résolution de problèmes

Si les factures ne semblent pas se générer automatiquement :

  1. Vérifiez que l'association a bien des membres enregistrés.
  2. Vérifiez que le champ billing_start_date est correctement renseigné dans les paramètres de l'association.
  3. Assurez-vous que l'option "Activer la facturation" est cochée dans le panneau d'administration.

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